データ共有やバックアップなど目的別のファイル共有サービス

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仲間内でサイズが大きなファイルを共有するなど、メールには添付できないファイルを共有するサービスを探していませんか?

これが昔なら自前のサーバーを構築するなど、ファイル共有にはかなり手間がかかりましたが、今ならオンラインのファイル共有サービスを使えば簡単に実現できます。

とはいえ、最近では数多くのファイル共有サービスが提供されており、使いやすさや無料で使える容量など、どれが良いのか分からない…と悩む人も多いかと思います。そこで、今回は無料でも使えてなおかつ安全に利用できるファイル共有サービスを厳選して紹介します。新規で利用しようと思っている方や、今使っているサービスから乗り換えようとしている方の参考になるはずです。

1.ファイル共有サービスとは?

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ファイル共有サービスとは、インターネット上のサーバーにドキュメントや画像、動画、音声などのファイルを置くことによって、インターネットを通じてどこからでもアクセスできたり、他のユーザーと共有できるサービスのことです。「同じファイルを自宅PC、仕事場のPC、スマホ、タブレットから、あるいは複数のユーザーで自由に扱えれば便利なのに…」といった悩みが、一気に解決する非常に便利なサービスと言えます。

また、パソコン容量の軽減やデータのバックアップも可能で、様々な用途に利用することができます。無料で利用できるものが多いのも魅力の1つです。

1-1.共有機能をプライベートにも仕事にも活用できる

ファイル共有サービス上にフォルダを作成し、同じサービスを利用している相手とデータを共有することができます。たとえばプライベート用の共有フォルダを作成し、友人と行った旅行の写真や赤ちゃんの写真といったデータをそこにアップロードして共有すれば、友人同士や家族同士で一緒に楽しんだり、ファイルを簡単に受け渡しできます。

また、仕事において複数人でプロジェクトを進行しているときなどは、そのプロジェクト用の共有フォルダを作成し、プロジェクトのメンバーを共有設定すれば、メンバーの誰でも最新のファイルを参照できるため、業務効率が向上します。

1-2.大容量ファイルの送信に活用できる

ファイル共有サービス上にあるデータを送りたいときは、ファイルの場所(URL)を相手に伝えるだけで、相手に直接ダウンロードしてもらうことができます。メールに添付できないような巨大なファイルを送る場合に重宝します。

1-3.バックアップ先として活用できる

ファイル共有サービスをデータのバックアップに利用することもできます。単純なファイルのバックアップはもちろん、ブログやSNSのログ保存や容量の大きいデジタルカメラの画像、スマートフォンのデータなどをバックアップすることが可能です。

バックアップ用ハードディスク ドライブ(HDD)の用意や作業の手間も不要で、簡単にバックアップが行えるというメリットがあります。

1-4. 異なる環境でも同じファイルを扱える

ファイル共有サービスのメリットとして、ネットワーク上のサーバーと本体を同期させることにより、自宅PCやノートPC、タブレット、スマートフォンなど、複数の異なるデバイス間で同じファイルを開き、更新していけることが挙げられます。自宅や出張先でも、ローカルファイルと同じ操作性でいつでもデータを扱うことができます。

2.おすすめのファイル共有サービス

ファイル共有サービスは大別して個人向けと法人向けの2種類がありますが、ここでは誰でも気軽に利用できるおすすめの個人向けファイル共有サービスを、目的や用途に分けて紹介します。

2-1.無料で自動同期型のサービスを利用したい人にはこれ

オンライン上のファイルとPCを同期機能で常に同じ状態に保てるため、職場+自宅+ノートPCなど、複数の環境で作業をする人に向いているサービスです。

シンプルで使い勝手が良い大定番の「Dropbox

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さまざまなデバイス環境に対応しており、使いやすさと同期の安定感が人気のDropbox。容量は無料の場合2GBと少な目ですが、友達を紹介すると容量が増えるイベントもあり、キャンペーンでの容量アップをうまく活用するのがおすすめです。ファイルやフォルダ単位で共有が可能なので、仕事のプロジェクト単位でフォルダを作り、関係のあるユーザーだけをアクセス可能にするといった使い方も便利です。

使用する際、セキュリティを重視するなら2段階認証を利用するといいでしょう。詳細は『画像でわかる。ドロップボックスのセキュリティ対策方法』で解説しています。

  • 無料で使える容量:2GB
  • 有料で使える容量:1TB:月額1,200円、無制限:月額1,500円(ビジネス向け:1ユーザーあたり)
  • スマホアプリ:iOS Android

オフィス文章の閲覧・編集に優れる「OneDrive

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マイクロソフトが提供するファイル共有サービスで、画像のサムネイル表示、ドラッグ&ドロップでのアップロード、ファイル共有機能、指定したユーザーからのファイルアップロードも可能。数あるファイル共有サービスの中でも、WordやExcelといったオフィス文書を保管するのに適しています。「Office Online」により、PCにMicrosoft Officeがインストールされていなくてもブラウザ上でオフィス文書を閲覧・編集できるのが最大のメリットと言えます。

  • 無料で使える容量:15GB
  • 有料で使える容量:100GB:月額190円、200GB:月額380円、1TB:月額1,274円(Office 365 Soloを含む)
  • スマホアプリ:iOS Android

Googleドキュメントファイルを扱える「Googleドライブ

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Google提供のファイル共有サービスで、Googleドキュメントを扱えるのが最大の特長。ドキュメントやスプレッドシートの機能を使い、文書ファイル、表計算ファイルを複数のユーザーと共有・編集できます。また、モバイルアプリとの連携や検索機能、拡張機能に優れているのも魅力です。その他、Android OSを搭載するスマートフォンやタブレットでは、撮影した写真を自動的にGoogleドライブにアップロードすることも可能です。

  • 無料で使える容量:15GB
  • 有料で使える容量:100GB:月額1.99ドル、1TB:月額9.99ドル、10TB:月額99.99ドル、20TB:月額199.99ドル、30TB:月額299.99ドル
  • スマホアプリ:iOS Android

PC上のデータを最小限に抑えてくれる「Yahoo!ボックス

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Yahoo!JAPAN IDを持っていれば5GB、Yahoo!のプレミアム会員になっている方なら50GBまで無料で利用できます。あらかじめ写真や書類、共有などのフォルダが用意されており、共有設定なども簡単に行うことが可能です。また、Yahoo!ボックスではサーバーに同じファイルがある場合、ローカル側のファイルをリンクファイルにすることで、ローカルの使用ディスク容量を減らしてくれるメリットがあります。そのため、HDD容量が小さいPCでの使用に向いています。

  • 無料で使える容量:5GB(プレミアム会員は50GB)
  • 有料で使える容量:+100GB:月額700円
  • スマホアプリ:iOS Android

2-2.低コストでデータを保管したい人にはこれ

重要データのバックアップに向いている「Amazon Cloud Drive

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Amazonが運営しているファイル共有サービスで、Amazon.co.jp のアカウントがあれば、簡単にサインインして利用できます。Web ブラウザ経由でいつでもどこからでもアクセスできるところが最大の特長です。最初に5GBが無料ストレージとして付与されますが、有料プランで最大1000GBまで容量を追加することも可能です。

同様のサービスと比べ、機能は若干抑えられているものの、値段がかなり安いのが魅力です。他の人とのファイル共有機能はないですが、データのバックアップには持ってこいのサービスと言えます。主に使うデバイスがKindle Fireである人にはおすすめです。

無料で使える容量:5GB
有料で使える容量:20GB:年額800円、50GB:年額2,000円、100GB:年額4,000円、200GB:年額8,000円、500GB:年額20,000円、1000GB:年額40,000円
スマホアプリ:iOS(写真用アプリ) Android(写真用アプリ)

2-3.容量を気にせず利用したい人にはこれ

容量無制限のプランがある「Pogoplug Cloud

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Pogoplug Cloudのプランは「無料で5GB」と「月額500円で無制限」の2種類。有料の場合、それなりのコストはかかってしまうものの、保存容量が無制限というのは非常に魅力的です。1ファイルあたりのサイズにも制限がなく、サイトにしばらくアクセスしなくても、勝手にデータが削除されてしまうこともありません。大容量データを定期的にバックアップするツールとして利用するのに向いているサービスと言えます。

無料で使える容量:5GB
有料で使える容量:無制限:月額500円 年額4,980円
スマホアプリ:iOS Android

無料なのに容量が無制限な「Hive

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無料アカウントを作った時点で、無制限に容量が使えるファイル共有サービスです。ブラウザからのみ利用可、広告が表示される、アップロード量に限度があるなどいくつか制限はありますが、無料で無制限に使えるのは魅力的です。

無料で使える容量:無制限

2-4.Appleユーザーにはこれ

Apple製品との連携が魅力の「iCloud Drive

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アップル社が提供しているファイル共有サービスで、以前から提供されていた「iCloud」の強化版にあたります。プレゼンテーション、スプレッドシート、PDF、画像などさまざまなファイルの保存が可能です。iOS 8がインストールされたiPhone、iPad、iPod touch、OS Xを搭載したMacでは、OSにiCloud Driveにアクセスする機能があらかじめインストールされており、Apple IDを持っていれば、簡単な設定を行うことですぐに利用できます。なお、Windowsパソコンからでもアクセス可能です。

  • 無料で使える容量:5GB
  • 有料で使える容量:20GB:月額100円、200GB:月額400円、500GB:月額1,200円、1TB:月額2,400円

3.ファイル共有サービス利用時に注意したいこと

ファイル共有サービスは、インターネット上にあるサーバーにデータを置き、そのデータをどこからでも利用できる使い勝手の良さがある一方、データの利用範囲の設定を誤ったり、サービス提供もとのシステムにサイバー攻撃や不正アクセスがあったりすると、ユーザー情報の流出につながる恐れがあります。ファイル共有サービスを利用する際の主な脅威としては、以下のようなものが考えられます。

3-1.障害などによりデータが消失する危険性がある

たとえばファイル共有サービスのサーバーに障害が発生したり、サービスそのものが終了した場合、保管していた大切なデータの復旧ができなくなる可能性があります。

3-2.保管しているデータが外部に漏洩する可能性も

ファイル共有サービスへのサイバー攻撃やその他の要因で、預けているデータが外部に漏洩する危険性もあります。万が一を想定し、ファイル共有サービス上に預けているデータの重要度はきちんと把握しておきましょう。また、登録するファイル共有サービスのセキュリティ対策レベルや保証の範囲は利用規約などであらかじめよく確認しておくことも大切です。

3-3.ファイル共有サービスのアカウントが第三者に悪用される

ウイルス感染などによって、利用しているクラウドサービスのユーザIDやパスワードが流出した場合、第三者による不正アクセスにより、クラウドサービス上に保管している情報が漏洩する可能性もあります。また、流出したものと同じユーザーIDとパスワードを他のサービスでも利用していた場合、そのサービスも不正アクセスを受ける危険性が高まるので注意が必要です。

複数人で同じファイルを共有してるとき、利用者の一人がウイルス感染すると、共有者全員にその被害が及ぶ可能性があります。セキュリティソフトを導入してしっかりリスク管理するのは、ファイル共有を利用する際のマナーと言えるでしょう。

4.不測の事態に備えたセキュリティ対策が必須

PCの紛失やウイルス感染などでログイン情報が流出し、ファイル共有のためのURLが漏れてしまうと、悪意のある第三者にデータを見られたり盗み取られたりする危険性があります。しかし、逆に考えるとこれらの問題をシャットアウトすれば、外部から第三者が侵入することは実質的にはほぼ不可能ということです。事前にしっかりとセキュリティ対策を施しておけば、ファイル共有サービスはとても安全かつ便利に利用できるのです。

4-1.パスワードは使い回ししない

ユーザーIDやパスワードは、個別のサービスごとに異なるものを設定し、同じものを使い回ししないことが大切です。なお、ファイル共有サービスを利用していて自分以外の誰かによる不正アクセスが確認できた場合は、早急にパスワードを変更しなければなりません。

4-2.二段階認証を設定する

2段階認証とは、IDとパスワードの他に、時間や回数に応じて生成される「セキュリティコード」も必要とする認証方法で、より安全にログインするための仕組みです。 すでに多くのファイル共有サービスがオプションの1つとして導入しており、利用しない手はありません。2段階認証を導入すれば、アカウント乗っ取りの可能性は大幅に減少します。

画像でわかる。ドロップボックスのセキュリティ対策方法』でドロップボックスの2段階認証の手順を解説しています。

4-3.複数のファイル共有サービスを併用する

サーバーのダウンやサービスの停止といった事態に備え、重要なデータについては複数のファイル共有サービス先に保存するように心がけましょう。そうすれば、仮に1つのサービス上でデータが消失してしまっても、他のサービスから同じデータを取得することが可能です。大切なデータは二重、三重のバックアップを取ることをおすすめします。

5.ビジネスでファイル共有サービスを使う場合

個人ではなく法人など組織でファイル共有サービスを使う際には、ビジネス向けのプランを提供しているサービスを使うとよいでしょう。個人向けプランを仕事で使うことも可能ですが、ビジネスシーンに求められる強力なセキュリティ機能やユーザーの管理機能などが搭載されているもののほうが安心・安全と言えます。

以下は主なビジネス向けに提供されているファイル共有サービスです。

6.まとめ

ファイル共有サービスにはそれぞれ長所や短所があるため、利用用途や目的に合った複数のサービスに登録し、与えられたフリースペースを有効的に活用するのがベストな使い方と言えます。また、万が一のデータ消失や漏洩のリスクに備え、ファイル共有サービスを活用する際はしっかとりセキュリティ対策を行っておきましょう。

※記事内容の利用実施は、ご自身の責任のもとご判断いただくようお願い致します。

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